Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 23 oktober 2026

Smart Catering gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken via onze website, contact- en offerteformulieren en de afgeschermde klantomgeving, waarom wij dat doen en welke rechten je hebt. Wij handelen daarbij volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de toepasselijke Nederlandse privacywetgeving.

1. Wie is verantwoordelijk?

Smart Catering, gevestigd aan Maasstadweg 94, 3079 DZ Rotterdam, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens voor de hieronder beschreven eigen bedrijfsactiviteiten. Contact: info@smartcatering.nl of 085 060 5310. Website: https://smartcatering.nl.

Wanneer wij uitsluitend gegevens namens een zakelijke opdrachtgever verwerken, kan die opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke zijn en handelen wij als verwerker. In dat geval worden de afspraken over die verwerking afzonderlijk vastgelegd.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

• Contact en aanvragen: naam, zakelijke contactgegevens, bedrijfsnaam, locatie, inhoud van berichten en gegevens uit contact- en offerteaanvragen.
• Klantaccounts: naam, e-mailadres, organisatie, toegangsrol, uitnodigings- en accountgegevens en informatie die nodig is om de toegang te beheren.
• Klantportaal: machine- en assortimentsvoorkeuren, configuraties, ingediende aanvragen, opmerkingen en bijbehorende statusinformatie.
• Service: serviceverzoeken, correspondentie, eventueel toegevoegde foto's of documenten en informatie over de afhandeling.
• Technisch gebruik: voor zover door de gebruikte systemen vastgelegd, IP-adres, browser- en apparaatgegevens, inlog- en beveiligingsgebeurtenissen en technische foutgegevens.
• Zakelijke administratie: contact-, overeenkomst- en factuurgegevens wanneer je namens een klant of leverancier met ons samenwerkt.

Vermeld in vrije tekstvelden of bijlagen geen medische, strafrechtelijke of andere bijzondere persoonsgegevens, tenzij dit strikt noodzakelijk is en vooraf met ons is afgestemd.

3. Doeleinden en rechtsgronden

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat:

• Overeenkomst of stappen voorafgaand daaraan: beantwoorden van concrete offerteaanvragen, leveren van diensten, beheren van configuraties en behandelen van serviceverzoeken.
• Gerechtvaardigd belang: zakelijke relatiebeheer, beveiliging van accounts en systemen, het voorkomen van misbruik en het verbeteren van onze dienstverlening. Wij wegen dit belang af tegen jouw privacybelangen.
• Wettelijke verplichting: het bijhouden van de administratie en voldoen aan toepasselijke fiscale en andere wettelijke verplichtingen.
• Toestemming: wanneer toestemming wettelijk vereist is, bijvoorbeeld voor niet-noodzakelijke trackingtechnologie of bepaalde marketingberichten. Je kunt die toestemming altijd intrekken, zonder gevolgen voor eerdere rechtmatige verwerking.

Voor zakelijke contactpersonen kan de concrete rechtsgrond per situatie verschillen. Een overeenkomst met een werkgever of opdrachtgever is niet automatisch een overeenkomst met de individuele contactpersoon.

4. Met wie delen wij gegevens?

Gegevens zijn alleen toegankelijk voor medewerkers en ingeschakelde partijen die deze nodig hebben. Voor hosting, accountbeheer, e-mailverzending, technische ondersteuning en opslag kunnen wij externe dienstverleners inschakelen, waaronder de leverancier van ons applicatieplatform. Waar nodig sluiten wij verwerkersovereenkomsten en maken wij afspraken over vertrouwelijkheid en beveiliging. Wij verkopen geen persoonsgegevens.

Wij kunnen gegevens verstrekken als dit wettelijk verplicht is of noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering.

5. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Bij gebruik van externe technologiepartners kan verwerking buiten de Europese Economische Ruimte (EER) plaatsvinden. Wanneer dat gebeurt, moet daarvoor een geldige doorgiftegrondslag bestaan, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of passende waarborgen zoals door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, aangevuld waar nodig. Je kunt contact opnemen voor informatie over de toepasselijke waarborgen.

6. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld. Contactaanvragen, klantaccountgegevens, configuraties, serviceverzoeken en bijlagen beoordelen wij op hun noodzaak voor de zakelijke relatie, lopende verzoeken, beveiliging en eventuele geschillen. Gegevens die wij op grond van de fiscale bewaarplicht moeten bewaren, bewaren wij in beginsel zeven jaar, of langer wanneer een bijzondere wettelijke verplichting dat vereist. Na afloop van de toepasselijke termijn verwijderen of anonimiseren wij gegevens, tenzij een wettelijke verplichting of gerechtvaardigde noodzaak zich daartegen verzet.

7. Beveiliging en toegang tot het klantportaal

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en misbruik. Het klantportaal werkt met accounts, rollen en organisatiegebonden toegang. Alleen bevoegde gebruikers behoren gegevens van hun eigen organisatie te kunnen bekijken. Geen enkele digitale beveiliging kan echter een absoluut risico van nul garanderen. Meld een vermoedelijk beveiligingsincident via info@smartcatering.nl.

8. Cookies en vergelijkbare technieken

De website en het klantportaal kunnen noodzakelijke cookies of lokale opslag gebruiken voor sessies, beveiliging en gebruikersvoorkeuren. Voor niet-noodzakelijke trackingcookies vragen wij waar vereist vooraf toestemming. Meer informatie vind je in ons cookiebeleid. De daadwerkelijk gebruikte cookies en externe scripts moeten overeenkomen met de daar gegeven informatie.

9. Jouw privacyrechten

Je hebt, voor zover de AVG dit in jouw situatie bepaalt, recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en bezwaar tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Je kunt toestemming intrekken waar die de rechtsgrond is. Tegen direct marketing kun je altijd bezwaar maken.

Stuur je verzoek naar info@smartcatering.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij complexe verzoeken kan die termijn onder de voorwaarden van de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd; daarover informeren wij je tijdig. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je identiteit op een passende, zo min mogelijk ingrijpende manier controleren. Sommige verzoeken kunnen vanwege wettelijke verplichtingen of rechten van anderen geheel of gedeeltelijk worden afgewezen.

10. Klachten

Ben je niet tevreden over de manier waarop wij met je gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse privacytoezichthouder.

11. Geautomatiseerde besluitvorming en andere websites

Voor zover wij op dit moment weten, nemen wij via het klantportaal geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen voor personen. Onze website kan links naar externe websites bevatten; voor hun eigen gegevensverwerking geldt hun privacyverklaring.

12. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen als onze dienstverlening, gebruikte systemen of wetgeving veranderen. De meest recente versie staat op deze pagina. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij betrokkenen wanneer dat nodig is.